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        無錫地鐵

        地鐵資訊 > 檔案工作 > 中心概況
        無錫地鐵集團有限公司檔案管理中心介紹


        一、無錫地鐵檔案管理中心總述

        1.立檔單位名稱:無錫地鐵集團有限公司

        2.全宗號:B116

         

        二、檔案管理中心情況

        無錫地鐵集團始終以“一流地鐵建一流檔案“為總目標,公司的業務開展到哪里,檔案的觸角就延伸到哪里。建立了一個全宗和八個子全宗的虛擬檔案室。集團公司與分子公司分別管理本公司的檔案數據,實現集團內部的檔案收集、整理、管理、利用、移交等工作。受系統權限的控制,集團公司能夠對各分子公司的檔案管理情況進行監管。

        繼無錫地鐵1、2號線、1號線南延線檔案專項驗收順利通過,在省、市檔案行政管理部門的悉心指導下,按原有上級檔案管理部門、公司檔案部門和項目管理部門、各參建單位技術負責人和資料員共同組成的地鐵建設項目檔案工作網絡,檔案管理工作繼續有組織、有計劃、有程序的開展,把檔案管理責任落實到每一個部門層級。按照“統一領導,分級管理”建立“誰產生,誰歸檔,誰負責”的管理模式,先后配備專職人員5名,兼職檔案人員72名,專職檔案管理人員100%為檔案專業對口,100%持證上崗。

        1.組織管理

        無錫地鐵集團通過相應的檔案管理機構和人員各司其職,認真做好檔案的基礎性工作,先后制定了《檔案管理制度》、《檔案歸檔范圍及保管期限管理細則》、《檔案編制移交實施管理細則》、《檔案借閱管理辦法》、《檔案技術交底管理辦法》、《檔案檢查考核管理辦法》、《檔案分類辦法》等制度,并根據地鐵建設的發展及檔案工作的要求對這些制度進行多次完善與修編,對照片檔案、視頻檔案、電子文件歸檔規定了更高的質量要求,將《建設項目土建(機電)工程組卷要求及組卷順序》進行了優化,并納入制度中,以此來統一和規范各參建單位的竣工資料、電子、聲像檔案的內容和樣式,以滿足竣工文件的嚴謹、清晰和詳實。

        這些制度作為集團公司檔案工作開展和執行的手冊,構筑了涵蓋各階段、各門類的文件材料收集、立卷歸檔制度、電子文件歸檔管理暫行辦法、竣工檔案編制移交、檔案庫房管理、借閱、保密及鑒定、銷毀的制度體系,使檔案工作有一個比較健全的制度體系,使集團公司的檔案從接收、整理到歸檔都進行規范化控制。

         

        2. 基礎業務

        無錫地鐵檔案分類是以無錫地鐵集團黨務、行政、基本建設、設備、科研、會計、經營管理、電子聲像等各門類、各種載體為對象,立足集團管理職能,結合遵循文件材料的形成規律及有機聯系,使檔案管理系統化、條理化。公司分類根據其形成特點分為十大類。即文書檔案、經營檔案、生產技術檔案、設備儀器檔案、基建檔案、科研檔案實物檔案、電子聲像檔案、會計檔案、職工檔案,共設十個一級類目,各級類目級位及排列順序,采用阿拉伯數字統一編號標識,上位類目都視為下位類目的綜合類。其類別、代號如下表:

        類  別

        代號

        類  別

        代號

        黨群行政類

        0

        設備儀器類

        5

        經濟管理類

        1

        會計檔案

        6

        生產技術類

        2

        職工檔案

        7

        基本建設類

        3

        特殊載體

        8

        科研檔案

        4

        實物檔案

        9

         

        無錫地鐵重視地鐵檔案工作,確保每年的檔案工作所需經費,全面完善各類載體檔案的存放條件。無錫地鐵檔案館庫房總面積8150 m2,每層庫房實用面積1120.34m2,共計5層,配置火災報警、消防、高壓細水霧、視頻監控、防盜報警、門禁系統、抽濕機、消毒柜、密集架等設備,并采取了防潮、防蛀、防光等“八防”措施,另配有8臺計算機,3臺打印機、1臺復印機、一套電子檔案系統等辦公設備,做到庫房、辦公、閱覽三分開,滿足無錫城市軌道交通建設發展各類檔案資料的存放需求。

        至2020年1季度, 館藏案卷49041卷,一文一件檔案16613件,排架總長度為1781.6米,照片94733張,視頻檔案251G,采集電子檔案條目165萬余條,原文169萬余條,總存量達6.46T,日常檔案利用基本以電子檔案查詢利用為主,避免了實體檔案外借丟失、涂改檔案的情況發生,也減少了對文件和卷宗的磨損。

         

        3.信息化建設

        無錫地鐵主動適應新形勢,檔案管理不斷探索創新,通過將檔案工作與互聯網有機結合,在繼續推進檔案電子化、數字化工作的同時,實施紙質、聲像、電子三位一體的檔案編制和移交報送管理制。從理順檔案收集、整理的內部關系為入口,將公司網站、OA、建設一體化平臺、合同管理、資產管理等各信息化應用系統、利用數據集成平臺與電子檔案系統的通用歸檔接口實現平滑數據交換和歸檔,實現文件的自動歸檔和電子利用。

        無錫地鐵自2011年底開始實施檔案信息化工作,在2016年電子檔案系統進行了二期升級,2020年又在全文檢索的功能上進行優化,實現了即時查詢,利用者可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式,更大程度的便利了公司各部門信息的傳遞、共享、利用。檔案管理信息化將檔案管理人員從繁重的手工勞動中解脫出來,可以更好地從事檔案的收集和編研工作,提高檔案工作效率。

         

        4.開發利用

        無錫地鐵集團有限公司設置了榮譽陳列室,展陳面積達200平米,以實物的形式,反映本單位的組織機構和發展歷程,展示本單位的重大活動、重大事件、重要成果和主要榮譽。

        (1)無錫地鐵申報的江蘇省檔案科研項目《地鐵工程檔案管理全程控制模式與技術研究》榮獲2015年度江蘇省檔案優秀科技成果一等獎。

        (2)2015年7月,無錫地鐵集團代表全國唯一的地級市參加國家檔案行業標準DA/T 66—2017《城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規范》的編制工作,該標準于2018年1月1日起正式實施;

        (3)2016年4月《地鐵行業“互聯網+檔案管理”全過程管控》項目榮獲23屆江蘇省企業現代化創新成果一等獎。

        (4)2016年7月,國家檔案局、國家發改委組織開展企業電子文件歸檔與電子檔案管理試點工作,無錫地鐵集團有限公司成為第一批試點單位 。2018年5月 “無錫地鐵建設一體平臺電子文件與電子檔案管理”試點項目通過驗收。

        (5)2017年榮獲江蘇省企業檔案資源開發利用優秀案例二等獎。

         


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